De to værste fejl, som fondsansøgere begår i deres budget

Jeg får tit henvendelser om projekter, hvor ansøger er usikker på, hvor mange penge de egentlig vil søge. Jeg prioriterer altid først at forstå, hvilken motivation der driver ansøger – HVORFOR er projektet vigtigt? Og dernæst til det økonomiske: Hvor mange penge skal du bruge? Og til hvad?

Der er to grundlæggende forskellige måder at fejle med sit budget:

  1. Du søger for stort et beløb – for en sikkerheds skyld.
  2. Du søger for lille et beløb – fordi du tror det er lettere at komme igennem med et beskedent budget.

Begge situationer er farlige, for fondene ved godt, hvad ting koster, og det er både din og projektets troværdighed, der er på spil.

I situation 1 kommer du til at overbudgettere – måske ud fra forsigtighed, måske fordi du bliver overmodig. Måske tænker du, at hvis nu du ikke kan trække alle pengene hjem til projektet, så kan du stadig gennemføre det på jeres reelle ambitionsniveau. Så I ved egentlig godt, hvad projektet koster, men lægger lige 10 eller 20 % oveni, hvis nu der skulle komme til at mangle lidt.  Det mest sandsynlige scenarie er, at projektet taber troværdighed hos fondene. Det vil påvirke chancen for succes i negativ retning. Hvis fonden alligevel synes ideen er god, så vil de måske prøve at presse dig ekstra på, hvad projektet skal koste.

I situation 2 vælger du det ydmyge udgangspunkt – hvor lidt kan vi gennemføre projektet for? Så får du ikke tænkt alle de reelle budgetposter med eller undervurderer de enkelte budgetposter. Her er den største fare faktisk at fonden tager dig på ordet og giver dig de penge, du beder om. Som jeg ofte fortæller på mine kurser: Når du får bevilling, så forvandler din ansøgning sig til en kontrakt.  Derefter står du selv med den udfordring det er, når hver en mønt skal vendes og det bare ikke er muligt at levere de resultater, som I lovede.

Det enkle råd til budgettering er derfor: Budgetter realistisk

Tænk allerede fra starten projektet og dets logistik godt igennem. Hvilke aktiviteter i hvilken rækkefølge, hvilke budgetposter er forudsætning for at nå mål og delmål i projektet. Skal der projektlederløn på, aktivitetsudgifter, evaluering, revision?  Hvis der er tale om et anlægsprojekt er det vigtigt med tilbud eller overslag fra håndværkere eller arkitekter, så byggeomkostningerne er realistisk udregnet. Dertil kommer inventar og øvrige omkostninger.

Hvis du vil have mere inspiration til dit fondsprojekt, så kom med på kursus om fundraising og projektudvikling. Næste kursus finder sted 23. maj i København, hvor vi ikke har fedtet i valg af kursussted. Det finder sted på MBK i Pilestræde, der igen er nomineret til årets møde- og eventsted for bedste lokaler. Du kan læse om alle planlagte kurser her.